ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL
ATAS SIKLUS
PENDAPATAN JASA
Studi Kasus
Pada : Hotel Griyadi Montana Malang
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat
Hotel Griyadi Montana
Hotel
Griyadi Montana merupakan salah satu hotel berbintang tiga di kota Malang.
Hotel ini didirikan pada tanggal 11 Maret 1993 oleh bapak Eko Handoko,S.H
selaku pemilik dan dewan direksi hotel dengan nama Hotel Montana Dua. Hotel
Montana Dua ini merupakan pengembangan dari hotel Montana yang berlokasi di
jalan kahuripan Malang. Karena perkembangan pariwisata yang cukup pesat serta
semakin meningkatnya arus pengunjung yang masuk kota malang baik wisatawan
local maupun mancanegara. Maka pemilik Hotel Montana merasa perlu memperluas
dan mengembangkan usahanya dengan membuka hotel baru yaitu Hotel Montana Dua
Malang, untuk mengantisipasi permintaan konsumen yang semakin meningkat.
Pada saat itu
Hotel Griyadi Montana hanya memiliki kamar sebanyak 18 kamar. Pada tahun 1995
terjadi penambahan kamar sebanyak 22 kamar sehingga kamar yang dimiliki
sebanyak 40 kamar. Namun pada tanggal 2009 hotel ini diganti nama dengan nama
Hotel Griyadi Montana karena bergabung dengan PT Sahid International Hotel
Management & Consultant. Pada akhir tahun 2010 hotel Griyadi Montana
membangun satu kamar lagi yaitu griyadi suite dengan berbagai fasilitas yang
disediakan didalamnya. Dalam pengelolaan keuangaannya, hotel Griyadi Montana
bekerja sama dengan Bank Pemerintah maupun swasta.
Struktur
Oganisasi
Struktur
organisasi mempunyai peranan penting dalam suatu perusahaan. Karena dengan
adanya struktur organisasi yang baik diharapkan dapat memberikan gambaran jelas
tentang tugas dan wewenanng masing-masing bagian yang terdapat dalam perusahaan
yang bersangkutan.
Pada Hotel Griyadi
Montana struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi garis
(line organization), yaitu hanya mengenal satu garis komando sehingga tiap –
tiap pekerja atau karyawan dalam perusahaan ini hanya mengenal satu pimpinan
yang langsung membawahinya.
Produk,
Fasilitas dan Layanan Hotel Griyadi Montana
Hotel Griyadi
Montana mengutamakan fasilitas dan layanan yang ramah serta staff yang
professional guna memberikan yang terbaik bagi para tamunya. Berikut ini
merupakan produk, fasilitas, dan layanan Hotel Griyadi Montana :
1. Room
Griyadi Montana
Malang menawarkan beragam produk dan jasa, salah satunya adalah kamar yang
terdiri dari beberapa tipe kamar seperti yang terlihat dalam tabel berikut ini:
Tabel 1
Tipe, Jumlah,
dan Harga Kamar
Hotel Griyadi
Montana Malang
Tipe Kamar
|
Jumlah
Kamar
|
Harga
Kamar/ malam
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Sumber: Griyadi Montana Malang, 2012
Selain kamar,
fasilitas lain yang diberikan oleh Griyadi Montana Malang adalah sebagai
berikut:
1. Meeting Package
2. Teratai Restaurant
3. Convention Hall
4. Room Service
5. Laundry
6. Taxi service, Doctor Call 24 Hours, Airport transfer
7. Swimming Pool
8. Hot Spot
9. Postal
Service
Evaluasi
Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan
Evaluasi
Terhadap Struktur Organisasi
Berdasarkan
struktur organisasi dan job description yang dimiliki oleh perusahaan
atas fungsi-fungsi yang terkait pada siklus pendapatan, peneliti menilai masih
kurang efektif. Hal ini disebabkan:
1. Adanya
perangkapan jabatan pada fungsi yang seharusnya saling mengkroscek
Untuk
menciptakan sebuah sistem informasi akuntansi yang baik, struktur organisasi
harus dirancang dengan menerapkan prinsip kemandirian organisasional.
Struktur
organisasi harus memisahkan fungsi-fungsi yang seharusnya saling mengontrol.
Apabila manajemen mempertimbangkan segi efisiensi biaya gaji, perangkapan
jabatan diperbolehkan, namun bukan pada fungsi-fungsi yang seharusnya saling
mengontrol, yaitu fungsi yang memegang aktiva (baik data maupun uang) secara
fisik, pencatatan, dan mengotorisasi suatu transaksi.
Evaluasi
Terhadap Prosedur Penjualan
Evaluasi
Prosedur Penjualan Sewa Kamar
Prosedur
yang baik dan efektif adalah prosedur yang dirancang dengan menerapkan sistem
pengendalian yang kuat, baik dari segi pengendalian umum maupun dari segi
pengendalian aplikasi. Hal ini tujuannya untuk meminimalisir terjadinya moral
hazard yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan, baik itu berupa
hilangnya asset atau tersedianya informasi yang tidak akurat sehingga
mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan sebagai akibat dari
tidak memadainya pengendalian atas
prosedur. Berikut ini evaluasi terhadap prosedur yang dimiliki oleh perusahaan
apabila ditinjau dari beberapa segi pengendalian:
1. Pengendalian Organisasional
Pengendalian
organisasional yang diterapkan oleh perusahaan masih kurang efektif. Hal ini
dikarenakan masih terdapat perangkapan jabatan pada fungsi-fungsi yang
seharusnya dipisahkan yang dapat memicu tindakan moral hazard.
Perangkapan jabatan yang terjadi adalah pada fungsi Accounting, fungsi Accounting
merangkap sebagai fungsi kas, dan fungsi penagihan. Pengendalian
organisasional merupakan pengendalian yang sangat efektif karena terkait erat
dengan pengendalian yang lainnya. Sebaiknya dilakukan pemisahan antara fungsi
operasi, penyimpanan, dan pencatatan.
2. Pengendalian Dokumentasi
Ditinjau dari segi
pengendalian dokumentasi yang ada pada perusahaan, peneliti menilai cukup
efektif. Sebagian besar, transaksi yang terjadi telah didokumentasikan dengan
baik, mulai dari tamu reservasi hingga tamu chek-out. Contohnya: (1)
pada saat resevasi, didokumentasikan pada Reservation Form, (2) saat check-in,
didokumentasikan pada Registration Card dan Guest List; (3) saat
transaksi penjualan kamar, didokumentasikan pada Room Guest Bill, khusus
penjualan secara kredit didukung dengan City Ledger;
(4) saat check-out,
didokumentasikan pada Arrival & Departure; (5) ketika menerima uang
pelunasan uang dari debitur, didokumentasikan dengan kuitansi resmi.
Namun,
pengendalian dokumentasi yang diterapkan masih memiliki kelemahan, diantaranya
yaitu:
a. Kurangnya pengarsipan pada bagian yang diberi
wewenang untuk mendokumentasikan transaksi. Hal ini dikarenakan, masih
kurangnya tindasan berganda atas suatu dokumen, sehingga fungsi-fungsi yang
diberi wewenang untuk mendokumentasikan terjadinya suatu transaksi tidak
mempunyai arsip permanen atas dokumen. Dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya suatu transaksi didistribusikan untuk laporan pada pihak manajemen.
Contohnya, Front Office Cashier Report, Registration Card, Daily
Revenue Report, dan daftar piutang hanya dibuat sebanyak 1 rangkap,
sehingga bagian yang membuat tidak mempunyai arsip.
b. Masih terdapat transaksi yang belum
didokumentasikan.
Contohnya,
ketika FO Receptionist mengeluarkan paid out tidak
didokumentasikan pada Paid Out Voucher, sebaiknya dibuat Paid Out
Voucher sebanyak 3 rangkap, rangkap 1 untuk tamu, rangkap 2 untuk arsip,
dan rangkap 3 untuk laporan. Selain itu, pada saat dilakukan pembatalan
reservasi tidak didokumentasikan pada Cancellation Form.
3. Pengendalian Asset/Akuntabilitas Asset
Ditinjau
dari pengendalian aset, peneliti menilai sudah cukup efektif. Hal ini dapat
dilihat dari dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan sebagian besar
bernomor urut cetak. Contohnya: Guest Bill, Cash Receipt, kuitansi
resmi yang digunakan bernomor urut cetak. Sehingga apabila nantinya terdapat
jenjang, baik itu hilang maupun rusak harus dipertanggungjawabkan oleh fungsi
yang diberi wewenang untuk menggunakannya. Contoh lainnya yaitu setiap
penerimaan kas dari hasil penjualan pada outlet-outlet hotel harus
disetorkan pada fungsi Accounting setiap harinya disertai dengan laporan
dan bukti pendukungnya dan fungsi Accounting harus menyetorkan uang
hasil dari penjualan ke bank setiap harinya.
Namun,
pengendalian asset yang diterapkan masih memiliki kelemahan, diantaranya yaitu:
a.Masih terdapat alur
pertanggungjawaban pada fungsi yang tidak semestinya. Pengendalian aset terkait
dengan pemberian wewenang dan alur pertanggungjawaban pada suatu fungsi. Adanya
perangkapan jabatan pada posisi yang seharusnya dipisahkan menyebabkan terdapat
alur pertanggungjawaban bukan pada fungsi yang tepat. Contohnya: FO
Receptionist menyerahkan uang hasil penerimaan tunai beserta Guest Bill dan
FOCR pada Accounting. Sebaiknya Accounting tidak diberi
tanggungjawab untuk menerima uang atas hasil penjualan dan melakukan
penyetoran. Karena fungsi Accounting merupakan fungsi yang
bertanggungjawab untuk melakukan pencatatan atas seluruh transaksi yang terjadi
pada perusahaan, serta membuat laporan keuangan. Sehingga fungsi Accounting tidak
seharusnya juga diberi tanggungjawab untuk memegang keuangan secara fisik.
Sebaiknya terdapat fungsi General Cashier.
b.
Uang hasil penerimaan tiap shift tidak dimasukkan pada Remittance of Fund yang
berbeda dan tidak ada tanda bukti serah terima antar shift.Hal ini memungkinkan
terjadinya moral hazard dimana salah satu shift mengambil uang yang ada
pada Remittance of Fund yang pada akhirnya menyalahkan shift yang
lainnya. Sebaiknya uang hasil penerimaan tiap shift dimasukkan pada Remittance
of Fund yang berbeda, agar dapat dipertanggungjawabkan oleh tiap shift dan
memudahkan mencari siapa yang harus bertanggungjawab apabila terdapat selisih
antara catatan dengan fisik.
c. Pada saat Cashier
memasukkan uang pada safety box dan mengisi witness book tidak
ada yang menyaksikan, sehingga kurang adanya jaminan kebenaran. Sebaiknya
terdapat fungsi yang menyaksikan sebagai pengawasan dan jaminan kebenaran.
d.
Pada saat Accounting mengambil uang yang ada pada safety box tidak
disaksikan oleh Internal Auditor, sehingga kurang adanya jaminan
kebenaran kebenaran bahwa proses telah dilakukan dengan benar.
4. Pengendalian Otorisasi
Perusahaan
sebenarnya telah menerapkan pengendalian dari segi otorisasi, namun menurut
peneliti pengendalian otorisasi yang dimiliki perusahaan masih kurang begitu
efektif. Ketidakefektifan pengendalian otorisasi disebabkan oleh beberapa hal,
diantaranya yaitu:
a. Otorisasi dilakukan
oleh fungsi yang tidak semestinya. Pengendalian otorisasi dengan pengendalian
organisasi saling berkaitan erat, karena terkait dengan fungsi yang diberi
wewenang untuk memberikan otorisasi suatu transaksi. Adanya perangkapan jabatan
menyebabkan masih terdapat transaksi yang diotorisasi oleh fungsi yang tidak
semestinya. Contohnya, pada saat penerimaan uang pelunasan dari debitur yang
datang ke hotel secara langsung. Kuitansi resmi diotorisasi oleh fungsi Accounting,
fungsi Accounting sebaiknya tidak diberi wewenang untuk mengotorisasi
dan menerima uang atas pelunasan, karena fungsi Accounting merupakan
fungsi yang melakukan pencatatan atas transaksi yang terjadi pada perusahaan.
Fungsi Accounting sebaiknya tidak diberi wewenang untuk memegang uang
secara fisik, sebaiknya terdapat fungsi General Cashier.
b.
Kurangnya pengungkapan bentuk otorisasi. Pada saat FO Receptionist mengeluarkan
paid-out tidak diotorisasi oleh pihak yang lebih tinggi. Sehingga tidak
ada kepastian bahwa proses paid-out dilakukan secara benar.
5. Pengendalian secara umum
a.
Standart Operating Prosedur yang dimiliki oleh perusahaan secara
tertulis terkait dengan prosedur penjualan sewa kamar hanya menekankan pada
prosedur penerimaan reservasi secara garis besar saja. Hal ini dapat
menimbulkan kerancuan dalam pelaksanaan disebabkan karyawan tidak mempunyai
standart baku yang dapat dijadikan acuan dalam hal operasional. Namun,
berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan, prosedur yang telah ditetapkan oleh
manajemen secara tidak tertulis dijalankan oleh karyawan dengan baik dan tidak
ada penyimpangan. Tetapi, sebaiknya perusahaan memiliki Standart Operating
Procedure secara tertulis yang menjelaskan secara detail mengenai prosedur
terkait dengan penjualan sewa kamar, mulai dari tamu reservasi, check-in,
check-out, pelaporan, dan penagihan.
Sehingga
nantinya dapat dijadikan sebagai pedoman agar tidak terdapat kerancuan dalam
pelaksanaan dan proses operasional dapat berjalan dengan baik.
b. Job description yang
tertulis atas fungsi-fungsi yang terkait atas prosedur penjualan sewa kamar
kurang detail dan terperinci. Job description yang tertulis sebatas pada
jajaran manajemen dan supervisor. Sebaiknya, terdapat perumusan secara
tertulis atas job description untuk tiap posisi. Sehingga, setiap
individu mengetahui dan memahami tanggungjawab dan tugas spesifik masing-masing
dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan.
c.
Pada saat check-in tamu tidak diberi Guest Card sebagai kontrol
atas penggunaan fasilitas selama menginap di hotel. Tanpa ada Guest Card,
ketika pembayaran dilakukan dengan jalan di-charge ke kamar, tidak ada
jaminan bahwa tamu tersebut benar-benar menginap di hotel atau tidak.
Evaluasi
Terhadap Dokumen dan Informasi
yang terkait
pada penjualan Sewa Kamar dan Restoran
Dokumen yang
digunakan oleh perusahaan untuk merekam terjadinya transaksi penjualan sewa
kamar dan Restoran :
a. Reservation
Form,
b. Registration
Card,
c. Cash
Receipt,
d. Room
Guest Bill,
e. Guest
List Room Occupied Today & Room reserved Tomorrow
f. Guest
List Balance Due, Arrival & Departure,
g. City
Ledger,
h. Guarantee
Letter/Voucher,
i.
Voucher Breakfast,
j.
bukti setor bank, kuitansi resmi dan F&B
Bill.
Sedangkan
informasi yang dihasilkan adalah FO Cashier Report, Restaurant &
Bar Sales Report, Daily Revenue Report dan daftar piutang.
Peneliti menilai
dokumen yang digunakan oleh perusahaan cukup efektif. Informasi atas rekaman
transaksi yang termuat dalam dokumen cukup memberikan informasi yang berguna
bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, apabila ditinjau
dari segi model, dokumen yang digunakan oleh perusahaan telah memperhatikan
dengan prinsip perancangan dokumen. Namun, untuk segi pengarsipan dan
distribusi dokumen serta laporan menurut peneliti masih kurang begitu bagus.
Karena masih terdapat dokumen atau laporan yang tidak mempunyai arsip, sehingga
pihak yang diberi wewenang untuk merekam terjadinya transaksi tidak mempunyai
arsip karena tindasan atas dokumen didistribusikan untuk laporan bagi pihak
manajemen.
